검색 결과가 비었을 때, 문서 자동 정리 도구는 새 문서함을 만들어도 될까. 검색을 끝낸 것과 문서의 부재를 확인한 것은 다른 일이다. 무엇을 어디까지 찾아봤는지 모른다면 새 문서함부터 만들 근거도 부족하다.
공유 문서 공간을 정리하는 상황을 가정해 보자. 자동화 도구는 안내 문서를 찾지 못했고 같은 용도의 새 문서를 만들려 한다. 하지만 기존 문서의 제목이 다르거나, 도구에 그 문서를 읽을 권한이 없거나, 검색한 폴더 밖에 문서가 있다면 새 문서를 만들어도 원래 문서가 사라지지는 않는다. 두 문서가 각자 수정되기 시작하면 다음 독자는 어느 쪽을 읽어야 하는지도 결정해야 한다.
그래서 문서 정리 절차에는 새로 만드는 조건이 필요하다. 기존 최상위 페이지와 주요 문서함을 확인하고, 첫 검색에서 원하는 문서를 찾지 못해도 기존 시작 페이지를 다시 검색한 뒤 새 출발점이 필요한지 판단하는 식이다. 제목 검색의 빈 결과만 보고 문서 공간 전체가 비었다고 결론 내리지는 않는 것이다.
조사 범위도 구분해야 한다. 제목과 폴더만 훑은 구조 조사로는 각 문서의 내용까지 검토했다고 말할 수 없다. 몇 개를 골라 읽은 표본 검토 역시 전체 검토를 대신하지 못한다. 자동화가 접근할 수 없는 문서가 있다면 그 부분의 존재 여부는 미확인으로 남는다. 이를 생략한 채 모두 확인했다고 쓰면 다음 작업자는 실제로 어디까지 보았는지 다시 조사해야 한다.
물론 새 문서함을 만드는 선택이 항상 틀린 것은 아니다. 기존 시작 페이지를 확인했고, 그 아래 구조도 조사했으며, 기존 문서를 이어 쓸 수 없다는 이유가 있다면 새로 만드는 편이 나을 수 있다. 검색 권한이 부족한 경우에는 권한 확인이 먼저이고, 같은 내용을 담은 문서가 이미 있다면 그 문서를 이어 쓸지 검토하는 일이 먼저다. 서로 다른 문제를 모두 새 문서 생성으로 처리할 수는 없다.
자동 정리 뒤에도 독자가 같은 용도의 문서들을 열어 어느 쪽이 현재 안내인지 골라야 한다면, 정리 작업이 끝났다고 보기 어렵다. 새 문서함 안을 깔끔하게 채웠더라도 기존 안내와의 관계는 남는다. 검색한 범위를 적지 않은 ‘없음’ 판정은 그 확인 작업을 다음 독자에게 넘긴다.